По завершении обработки файл документа в зашифрованном виде записывается во внутреннее отказоустойчивое хранилище системы, а информация о нём — в базу данных DOCOTEKA. В этот момент можно сказать, что документ поступает на хранение.
Для упрощения поиска документы объединяют в категории. Категория может относиться к секции «Документы с сотрудниками» (например, «Кадровые документы») или «Документы с контрагентами» (например, «Документы с покупателями»).
Категория может включать один или несколько типов документов. Например: для категории «Кадровые документы» можно создать типы «Приказ о приеме на работу», «Трудовой договор», «Согласие на обработку персональных данных», «Приказ об отпуске» и так далее.
Таким образом, область поиска документа будет сужена до границ категории и типа документа внутри этой категории— это сокращает время поиска и упрощает ориентацию в хранилище.
Каждый тип документов, поступающих на хранение, должен иметь свой набор реквизитов — полей документа. Например, для типа «Приказ о приеме на работу» полями можно назначить: Организация, ФИО сотрудника, Номер, Дата. При сохранении документа DOCOTEKA выполнит проверку набора данных, включающего тип документа и значения полей на уникальность и отправит сообщение пользователю, если документ с таким же набором данных уже хранится в системе. При поиске документов достаточно настроить фильтры на web—интерфейсе приложения или указать в поле полнотекстового поиска значение одного из реквизитов.
Для каждой категории поля поиска документов на форме списка настраиваются индивидуально. Подробное описание см. в разделе Настройки.