Пример настроек типа, полей и штрих-кода документа

В кадровом делопроизводстве требуются собственноручно написанные сотрудником заявления, которые прилагаются к изданному системой приказу.

Допустим, сотрудник Иванов Петр Сидорович просит предоставить отпуск без сохранения оплаты труда.

Системой кадрового делопроизводства (система-издатель) будет создан Приказ об отпуске № 123456 от 21.04.2025г. со штрих-кодом¹, и к нему приложено Заявление от сотрудника без штрих-кода.

Оба документа сканируются и сохраняются в один файл, сохраняемый в директорию с сетевым адресом \\255.255.255.0\HR.

Далее покажем, как настроить систему на автоматический разбор такого файла. Также настроим получение уведомлений о поступлении документа на ручной разбор на адрес электронной почты hr@example.com.

Пусть штрихкод содержит следующий текст: DH0102123456982025, где:

• DH – префикс, определяющий тип документа «Отпуск без сохранения заработной платы». Настраивается в системе-издателе документа.
• 01 — первая страница документа.
• 02 — общее количество страниц в документе.
• 123456 — код документа.
• 98 — номер документа.
• 2025 — год документа.

В настройках категории «Новые документы» укажем:

• Вид категории — Документы с сотрудниками.
• Источники документов — выбрана Загрузка документов из директории и указан полный сетевой путь.
• Почтовые уведомления — селектор включен и указан адрес электронной почты.

Нажимаем «Сохранить» и переходим на вкладку «Типы документов». Создаем тип «Тип 1» и открываем его настройки.

На вкладке «Информация о типе и поле» укажем:

• ID – вводим DH в соответствии со штрих-кодом этого типа документов.
• Ссылка на конфигурацию — выберите из выпадающего списка. Конфигурация создается администратором системы.
• Контроль количества страниц — включаем селектор.

В разделе «Поля» по умолчанию всегда присутствуют два системных поля — Код документа и Номер документа.

Добавим к ним: Дата документа, Год и ФИО сотрудника.

Для полей Код документа, Номер документа и Год включим селектор «Определяется штрихкодом», так как в нашем примере штрих-код их содержит², и тогда значения реквизитов будут заполняться автоматически (при условии, что качество сканирования документа не ниже 300 dpi).

Переходим на вкладку «Параметры штрих-кода».

В нашем примере к Приказу об отпуске прилагается одна страница Заявления сотрудника без штрих-кода, поэтому в поле «Максимум страниц без штрих-кода» указываем значение 1. Длина штрих-кода в примере — 18 символов.

Далее с помощью ползунков «описываем» содержимое штрих-кода. На рисунке для наглядности добавлены подписи со значениями соответствующих параметров из нашего примера.

По завершении всех настроек нажмите кнопку «Сохранить» внизу экрана.